25人規模のオフ会をやってみよう！ - とある人の長いつぶやき

この記事はBackspacekey (1) Advent Calendar 2023の7日目の記事です。

去年から今年にかけて15～25人程度のオフ会を開く機会が何度かあったので、その際の知見などを書いていこうと思います。

この記事内ではこの程度の規模のオフ会のことを中規模オフ会と記します。

中規模オフ会となると、おおよそ所属しているコミュニティ内でのオフ会になることが多いかと思いますので、今回はコミュニティ内でのオフ会に絞って話していければと思います。

凄い簡単なまとめ
0：下積み
1：募集開始と場所選択
2：予算設定
3：レンタルスペースとカラオケそれぞれの問題点
4：何をやる？
5：最後に

凄い簡単なまとめ

8人以上のオフ会はレンタルスペースかカラオケボックスを予約すべき。
レンタルスペースはお金はかかるが、ある程度自由にやりやすい。
カラオケボックスは高コスパだが、狭さと歌問題がある。

0：下積み

まず中規模程度のオフ会を開催する前の下積みとして、主催者のコミュニティでの認知度を上げる事と需要を見極める事が必要だと考えています。

主催者が、コミュニティ内で認知度が高くない場合かつ中規模オフ会をやりたい場合ですと、人がいるコミュニティなのに人の集まりは思ったようにならなかったという事になる可能性が結構あり得ます。

コミュニティに頻繁に顔を出し、何か文字や声を残してコミュニティの常連になっていきましょう。また、自分は常連だと思っていても思ったほど認知されていなかった場合、気付かないうちに見る専になっている状況だと考えられます。どんどん自分から色々なものを発信していきましょう。

需要に関してですが、コミュニティ内でちょっと人集めたオフ会やりたいねという流れができるのを待つのがいいでしょう。その流れになるまで小規模のオフ会を何度かやっておくのが良いか思います。その場合、コミュニケーションが取りやすいようボウリング場、スポッチャ、カラオケなどの施設やお互いの趣味の合うところや沼に落としたいところなどに行ってみましょう。ダーツとかダーツとかダーツとか。ただし、ゲームセンターの場合は音ゲーコーナーなどに行ってしまうと、声が聞こえない状態になりやすかったり、バラバラになりやすいので皆で遊べるものを中心に動くといいでしょう。

1：募集開始と場所選択

実際に中規模オフ会をやるとなったら、まずは募集開始と場所選択が始まります。

レンタルスペースの場合は

スペースマーケットレンタルスペース予約サイト

レンタルスペースを探すならインスタベース

レンタルスペースを借りるならカシカシ

などのサイトを使って借りることになります。

レンタルスペースのサイトには最大利用人数やスペースの広さやどんな設備になっているか、料金などが記載されていますが、最優先で確認した方がいいのは広さです。

利用人数は多くの場合着座人数になるので、広さは狭いけどギチギチにすればなんとか座れる人数を利用人数として記載しているパターンなども存在します。その為、15人程度の場合でも50㎡程度のレンタルスペースを借りる事をおすすめします。利用人数ばかり注視して広さをちゃんと確認しないまま借りないようにしましょう。（1敗）

内見できる場合もあるので、余裕がある場合は内見しておきましょう。

カラオケの場合、誰かが店舗の会員になっていれば大丈夫な場合や、申込者が店舗の会員になっている必要があったりなどマチマチです。必ず店舗に確認しましょう。

また、例として15人で申し込むと15人がピッタリ座れるくらいの部屋に通される場合があります。店舗と話し合ったりしながら、できるならば人数の1.5倍~2倍くらいの人が座れるくらいの部屋を予約できるといいでしょう。

2：予算設定

レンタルスペースの場合、おおよそ借りるレンタルスペースの広さ・立地・清潔感・レンタル器具の多さ・利用時間などでレンタル代が決まり、更にそこに加えて飲食代がかかることになります。

また、一部のレンタルスペースでは人数が増える毎に追加料金を請求される場合があります。人数確定できない場合はそのようなレンタルスペースは避けておいた方がいいでしょう。

当たり前ですが、参加者が多ければ多いほど1人あたりのレンタル代は減ります。が、参加者を集められなければ1人あたりのレンタル代はかなりの額となってしまいます。

人があまり集められそうにない場合は予約後でも早めにキャンセルすればキャンセル料無しになるレンタルスペースが多いので早めの決断をしましょう。少人数でそんなに値段がかからないレンタルスペースなどもあったりします。

15人程度・そんなに綺麗じゃない・治安も微妙な場所の場合、飲食費込みで4万円程度でできます。が、場所選びをミスったり、長時間で昼食と夕食を含んだりすると飲食費込みで6万円程度になることもあります。どのくらいの年齢層がメインのコミュニティかによって変わってくるところだと思いますので、よく考えて選びましょう。

カラオケの場合、基本的に料金設定は普通にカラオケする際と特に変わらない事がほとんどです。混んでいても予約しておけばフリータイムが使える店舗もあるので予約はほぼ必須です。ドリンクバーなども自由に使える場所が多いので、飲料代はかなり浮きます。後はお菓子を持ちこめば基本的に大丈夫でしょう。

18人程度でご飯無しなら3万円集められればおおよそ大丈夫なので、お金がない人や複雑なのは難しい人はカラオケがいいでしょう。初心者にオススメです。

3：レンタルスペースとカラオケそれぞれの問題点

レンタルスペースの場合をまとめると、コストがかかりやすい事・場所選びに失敗するとかなり治安と広さ的に苦しくなる。この2つになると思います。

コスト面は立地や面積にも関係してくるので、学生が多いコミュニティの場合は

敷地面積の十分な確認や、余裕があって内見できる場合は内見することで回避可能です。全員男なら多少の治安の悪さはカバーできると思いますが、未成年がいたり女性がいたりすると治安の悪さをカバーしきるのは難しいので気をつけましょう。

カラオケの場合は、基本的に狭い・カラオケをやるかやらないか問題。この2つになると思います。

特にカラオケをやるやらない問題は思っているよりもかなり大きいです。カラオケをしたくない・聞きたくないからカラオケボックスはちょっと……という人もいますし、カラオケに時間割かれると遊んだりコミュニケーションを取る時間が無くなるのがなあという人もいますが、逆にカラオケで歌いたい！！歌わせてくれ！！！という人もいます。

この場合、どちらかに振り切ってしまうのがいいかと思います。出入り可能な場合で半々くらいだとタイミングによってはカラオケできなかったという人や、遊びたかったという人も出てくるのでどちらかに振り切って遊びの場合は最後30分程度カラオケやる、カラオケの場合は合計1時間程度コミュニケーションの時間を確保したり席替えしたりするのがいいと思います。